Allgemeine Geschäftsbedingungen

A. Allgemeine Bestimmungen

A.1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für alle Verträge zwischen der dcyphr.® GmbH, Hans-Thoma-Straße 40, 69121 Heidelberg („dcyphr.®“, „wir“) und ihren Vertragspartnern („Kunde“, „Teilnehmer“, „Aussteller“, „Sponsor“ – zusammen „Sie“), einschließlich der unter der Marke AICon veranstalteten Konferenzen und der Event-Dienstleistungen von dcyphr.events.

(2) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Vertragspartners werden nur Vertragsbestandteil, wenn wir ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt haben.

(3) Verbraucher ist jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können (§ 13 BGB). Unternehmer ist eine natürliche oder juristische Person oder rechtsfähige Personengesellschaft, die bei Abschluss des Rechtsgeschäfts in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt (§ 14 BGB). Soweit einzelne Regelungen nur für Unternehmer oder nur für Verbraucher gelten, ist dies kenntlich gemacht.

A.2 Vertragsschluss

(1) Unsere Angebote sind freibleibend, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet sind. Ein Vertrag kommt durch unsere Auftragsbestätigung in Textform, durch Bestätigung einer Ticketbestellung im Ticketshop, durch beiderseitige Unterzeichnung eines Vertrags oder durch Beginn der Leistungserbringung zustande.

(2) Im Ticketshop stellt die Darstellung der Tickets kein bindendes Angebot dar; mit Abschluss des Bestellvorgangs geben Sie ein verbindliches Angebot ab, das wir durch die Bestellbestätigung mit Ticketzusendung annehmen. Der Vertragstext wird von uns gespeichert und Ihnen mit der Bestellbestätigung zugesandt.

A.3 Preise und Zahlung

(1) Alle Preise verstehen sich gegenüber Unternehmern zuzüglich, gegenüber Verbrauchern einschließlich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Im Ticketshop ausgewiesene Endpreise enthalten die Umsatzsteuer sowie ggf. ausgewiesene Gebühren des Ticketdienstleisters.

(2) Rechnungen sind, sofern nichts anderes vereinbart ist, innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug fällig. Tickets sind sofort bei Bestellung über die im Shop angebotenen Zahlungsarten zu bezahlen.

(3) Bei Zahlungsverzug schulden Unternehmer Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten, Verbraucher in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz (§ 288 BGB) sowie bei Unternehmern die Verzugspauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 5 BGB). Die Geltendmachung eines weitergehenden Schadens bleibt vorbehalten.

(4) Aufrechnung und Zurückbehaltung sind nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen zulässig.

A.4 Kommunikation in Textform

Erklärungen im Zusammenhang mit dem Vertrag (Bestellungen, Stornierungen, Kündigungen, Änderungen) sind in Textform (§ 126b BGB), also z. B. per E-Mail, wirksam, sofern nicht das Gesetz eine strengere Form vorschreibt.

B. Beratungs-, Entwicklungs- und Weiterbildungsleistungen

B.1 Leistungsgegenstand

(1) Art und Umfang der Leistungen (z. B. AI-Strategie- und Use-Case-Beratung, Prozessautomatisierung, Entwicklung und Integration von KI-Systemen und AI Agents, Physical-AI- und Robotik-Projekte, Infrastruktur-Beratung, Workshops und Trainings) ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot bzw. der Leistungsbeschreibung.

(2) Beratungs- und Entwicklungsleistungen sind Dienstleistungen, sofern nicht ausdrücklich ein Werkerfolg vereinbart ist. Wir erbringen sie nach dem Stand der Technik mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns. Entscheidungen über die Umsetzung von Empfehlungen trifft der Kunde in eigener Verantwortung.

(3) KI-Systeme liefern probabilistische Ergebnisse. Wir weisen darauf hin, dass Ausgaben von KI-Modellen fehlerhaft, unvollständig oder verzerrt sein können. Der Kunde ist verpflichtet, KI-Ergebnisse vor dem produktiven Einsatz in kritischen Prozessen angemessen zu prüfen; wir unterstützen bei der Gestaltung entsprechender Kontrollen und der Einhaltung der KI-Verordnung (EU) 2024/1689.

B.2 Mitwirkung des Kunden

Der Kunde stellt rechtzeitig alle für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Daten, Zugänge und Ansprechpersonen bereit und stellt sicher, dass er zur Bereitstellung der Daten berechtigt ist (insbesondere datenschutz- und urheberrechtlich). Verzögert sich die Leistung durch fehlende Mitwirkung, verschieben sich vereinbarte Termine entsprechend; Mehraufwand können wir nach den vereinbarten Sätzen abrechnen.

B.3 Vergütung, Termine, Reisekosten

(1) Die Vergütung richtet sich nach dem Angebot (Festpreis, Tages- oder Stundensätze oder Retainer). Bei Abrechnung nach Aufwand erfolgt die Abrechnung monatlich mit Tätigkeitsnachweis.

(2) Vereinbarte Vor-Ort-Termine, Workshops und Trainings können bis 10 Werktage vor dem Termin kostenfrei verschoben werden. Bei späterer Absage durch den Kunden berechnen wir 50 % der vereinbarten Vergütung, bei Absage weniger als 2 Werktage vorher oder Nichterscheinen 100 %, sofern der Kunde nicht nachweist, dass uns kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist.

(3) Reise- und Übernachtungskosten außerhalb der Metropolregion Rhein-Neckar werden nach vorheriger Abstimmung zusätzlich berechnet.

B.4 Nutzungsrechte und Ergebnisse

(1) Mit vollständiger Zahlung erhält der Kunde an den für ihn individuell erstellten Arbeitsergebnissen (Konzepte, Dokumentationen, individueller Programmcode, Modelle) ein einfaches, zeitlich und räumlich unbeschränktes Nutzungsrecht für eigene Geschäftszwecke; abweichende Regelungen (z. B. exklusive Rechte, Quellcode-Übergabe) bedürfen ausdrücklicher Vereinbarung.

(2) Vorbestehende Werkzeuge, Bibliotheken, Frameworks, Methoden und Know-how von dcyphr.® sowie Open-Source-Komponenten und Drittanbieter-Modelle bleiben hiervon ausgenommen; für sie gelten die jeweiligen Lizenzbedingungen. dcyphr.® ist berechtigt, das im Projekt erworbene allgemeine Wissen (nicht: vertrauliche Kundendaten) für andere Projekte zu verwenden.

(3) Wir dürfen den Kunden mit Name und Logo als Referenz nennen, sofern der Kunde nicht in Textform widerspricht. Inhaltliche Referenzen (Case Studies) stimmen wir vorab ab.

B.5 Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln alle im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten, als vertraulich gekennzeichneten oder erkennbar vertraulichen Informationen der anderen Partei vertraulich und verwenden sie ausschließlich zur Vertragsdurchführung. Die Pflicht besteht für drei Jahre nach Vertragsende fort. Eine gesonderte Geheimhaltungsvereinbarung geht vor.

B.6 Laufzeit und Kündigung

Dauerschuldverhältnisse (z. B. Retainer, Betrieb und Wartung) haben die im Angebot genannte Laufzeit und sind mit einer Frist von einem Monat zum Laufzeitende kündbar; ohne Kündigung verlängern sie sich um jeweils die ursprüngliche Laufzeit, höchstens jedoch um zwölf Monate. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

C. Veranstaltungen: Tickets und Teilnahme

C.1 Anwendungsbereich

Teil C gilt für den Erwerb von Tickets für und die Teilnahme an Veranstaltungen, die dcyphr.® als Veranstalter durchführt – insbesondere die Konferenzen der Marke AICon (z. B. AICon Heidelberg, AICon Industry Mannheim, AICon HR, AICon Nights) sowie Events von dcyphr.events. Veranstalter ist, sofern im Ticketshop nichts anderes angegeben ist, die dcyphr.® GmbH.

C.2 Tickets, Ticketkategorien, Übertragung

(1) Tickets werden elektronisch ausgestellt und sind beim Einlass in digitaler oder gedruckter Form vorzuzeigen. Jedes Ticket berechtigt eine Person zum Zutritt. Leistungsumfang und Ticketkategorien (z. B. Konferenzticket, VIP, Startup, Studierende, Ausstellerpass) ergeben sich aus dem Ticketshop.

(2) Tickets sind auf eine andere Person übertragbar. Bitte teilen Sie uns Namensänderungen bis spätestens 3 Werktage vor der Veranstaltung über den Ticketshop oder per E-Mail mit; am Veranstaltungstag ist eine Umschreibung nur nach Verfügbarkeit möglich.

(3) Der gewerbliche Weiterverkauf von Tickets, der Verkauf über dem aufgedruckten Preis sowie die Nutzung von Tickets für Werbe- oder Gewinnspielzwecke ohne unsere Zustimmung sind untersagt; solche Tickets können gesperrt werden.

(4) Ermäßigte Tickets (z. B. Studierende, Startups) setzen einen Nachweis beim Einlass voraus. Kann der Nachweis nicht erbracht werden, ist die Differenz zum regulären Ticketpreis vor Ort zu entrichten.

C.3 Widerrufsrecht bei Verbrauchern

Bei Verträgen über Tickets für Veranstaltungen mit einem festen Termin oder Zeitraum besteht gemäß § 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB kein gesetzliches Widerrufsrecht, auch wenn das Ticket online oder telefonisch erworben wurde. Jede Bestellung ist daher unmittelbar nach Abschluss verbindlich. Das Recht zur Übertragung des Tickets (C.2) und unsere Stornierungsregelung (C.4) bleiben unberührt.

C.4 Stornierung durch den Teilnehmer

(1) Eine Stornierung von Tickets ist bis 30 Tage vor Veranstaltungsbeginn gegen eine Bearbeitungsgebühr von 20 % des Ticketpreises möglich. Danach ist eine Rückerstattung ausgeschlossen; nutzen Sie in diesem Fall bitte die Übertragung auf eine Ersatzperson.

(2) Kostenfreie Tickets (z. B. Gast- oder Presseakkreditierungen) können jederzeit storniert werden; wir bitten um rechtzeitige Absage, damit wir den Platz vergeben können.

C.5 Programm, Änderungen, Absage und Verlegung

(1) Das veröffentlichte Programm ist eine Vorschau. Wir behalten uns vor, Referentinnen und Referenten, Vorträge, Zeiten, Räume und Formate aus sachlichem Grund zu ändern (z. B. Ausfall einer Speakerin), sofern der Gesamtcharakter der Veranstaltung erhalten bleibt. Änderungen begründen kein Rücktritts- oder Minderungsrecht.

(2) Müssen wir eine Veranstaltung absagen, erstatten wir den gezahlten Ticketpreis vollständig; weitergehende Ansprüche (z. B. Reise- und Übernachtungskosten) bestehen nur nach Maßgabe von Teil E. Bei einer Verlegung des Termins oder des Veranstaltungsorts innerhalb derselben Stadt bleibt das Ticket gültig; Sie können innerhalb von 14 Tagen nach Mitteilung in Textform vom Vertrag zurücktreten und erhalten den Ticketpreis erstattet.

(3) Muss eine Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt oder behördlicher Anordnung in ein digitales oder hybrides Format überführt werden, bleibt das Ticket für das geänderte Format gültig; ein Preisunterschied wird erstattet.

C.6 Hausrecht, Verhaltensregeln, Sicherheit

(1) Am Veranstaltungsort gilt neben diesen AGB die Hausordnung des Betreibers. Den Anweisungen unseres Personals, des Sicherheitsdienstes und der Veranstaltungsstätte ist Folge zu leisten.

(2) Wir wollen eine Veranstaltung, auf der sich alle sicher und respektiert fühlen. Belästigung, Diskriminierung, Störung des Programms oder Gefährdung anderer werden nicht geduldet und können zum Verweis von der Veranstaltung ohne Erstattung des Ticketpreises führen.

(3) Das Mitführen von Waffen, gefährlichen Gegenständen und Drohnen sowie der Betrieb eigener Verkaufs- oder Werbeaktionen ohne Genehmigung sind untersagt.

C.7 Foto-, Film- und Tonaufnahmen

(1) Wir und von uns beauftragte Dritte fertigen bei Veranstaltungen Foto-, Film- und Tonaufnahmen an und nutzen diese für Dokumentation, Berichterstattung, Mediathek, Werbung für künftige Veranstaltungen und Social Media. Näheres, insbesondere zu Ihrem Widerspruchsrecht, regelt unsere Datenschutzerklärung. Sie können am Einlass eine Kennzeichnung erhalten, wenn Sie nicht erkennbar abgebildet werden möchten.

(2) Eigene Aufnahmen von Vorträgen und Performances zu gewerblichen Zwecken bedürfen unserer Zustimmung; kurze Aufnahmen für private und Social-Media-Zwecke sind erlaubt, sofern Vortragende dies nicht ausdrücklich ausschließen.

C.8 Vorträge und Inhalte

Vorträge, Masterclasses und Ausstellungsinhalte geben die Auffassung der jeweiligen Referentinnen, Referenten und Aussteller wieder. Sie stellen keine Beratung durch dcyphr.® dar. Rechte an Vortragsunterlagen liegen bei den Vortragenden bzw. deren Unternehmen.

D. Aussteller, Sponsoren und Partner

D.1 Vertragsgegenstand

Teil D gilt für Aussteller, Sponsoren und Kooperationspartner unserer Veranstaltungen. Leistungsumfang (Standfläche, Sponsoring-Paket, Logo-Platzierungen, Speaker-Slots, Tickets, Kommunikationsleistungen) ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot bzw. der Auftragsbestätigung. Ein Vertrag kommt durch unsere Auftragsbestätigung in Textform oder durch beiderseitige Unterzeichnung zustande.

D.2 Standzuweisung und Mitaussteller

(1) Wünsche zur Standlage berücksichtigen wir nach Möglichkeit; ein Anspruch auf eine bestimmte Lage oder auf Konkurrenzausschluss besteht nicht. Die endgültige Zuweisung erfolgt durch dcyphr.® unter Berücksichtigung des Gesamtkonzepts. Aus sachlichem Grund können wir Standflächen verlegen oder in Größe und Zuschnitt in zumutbarem Rahmen anpassen.

(2) Mitaussteller oder die Untervermietung von Standflächen bedürfen unserer vorherigen Zustimmung in Textform. Der Hauptaussteller haftet für Mitaussteller wie für eigenes Verhalten und gibt Sicherheits- und Vertragsinformationen an diese weiter.

D.3 Auf- und Abbau, Standbetrieb

(1) Auf- und Abbauzeiten teilen wir in den Ausstellerinformationen mit. Der Aufbau ist am Vorabend oder in den genannten Zeitfenstern durchzuführen, der Abbau am Ende des letzten Veranstaltungstags; ein vorzeitiger Abbau während der Öffnungszeiten ist untersagt. Nach Abbau zurückgelassene Gegenstände können auf Kosten des Ausstellers entsorgt werden.

(2) Der Stand ist während der gesamten Öffnungszeit besetzt zu halten. Aussteller und deren Personal tragen die ausgegebenen Ausstellerausweise sichtbar.

(3) Es gelten zusätzlich die technischen Richtlinien und die Hausordnung der Veranstaltungsstätte (z. B. Brandschutz, Lastgrenzen, Elektroinstallation).

D.4 Genehmigungspflichtige Aktivitäten

Folgende Aktivitäten bedürfen unserer vorherigen Zustimmung in Textform: Verteilen von Werbematerial außerhalb des eigenen Stands; Werbung für Dritte; Ausschank oder Ausgabe von Speisen und Getränken; Einsatz von Lautsprechern, Bild- und Tonwiedergabe mit Außenwirkung; Gewinnspiele und Verlosungen; Foto-, Film- und Tonaufnahmen über den eigenen Stand hinaus; Vorführung von Robotern, Drohnen oder Maschinen außerhalb der Standfläche. Erforderliche behördliche Genehmigungen und Abgaben (z. B. GEMA) für eigene Darbietungen beschafft und trägt der Aussteller.

D.5 Sponsoringleistungen und Markennutzung

(1) Wir erbringen die vereinbarten Sponsoringleistungen (z. B. Logoplatzierung auf Website, Bühne, Drucksachen und Social Media, Speaker-Slot, Newsletter-Erwähnung) nach Maßgabe des vereinbarten Pakets. Für Platzierung, Gestaltung und Reihenfolge innerhalb einer Sponsorenkategorie gilt unser redaktionelles Ermessen.

(2) Der Sponsor stellt Logos und Inhalte rechtzeitig in druckfähiger Qualität bereit und räumt uns für die Dauer der Kampagne das Recht ein, diese für die Veranstaltungskommunikation zu nutzen. Er sichert zu, dass die Inhalte keine Rechte Dritter verletzen.

(3) Die Nutzung der Marken dcyphr.® und AICon durch Aussteller und Sponsoren (z. B. „Partner der AICon“) ist für die Dauer der Zusammenarbeit im vereinbarten Umfang gestattet und bedarf im Übrigen unserer Zustimmung.

D.6 Stornierung durch Aussteller und Sponsoren

Ein Rücktritt vom Aussteller- oder Sponsoringvertrag ist nur in Textform möglich. In diesem Fall schulden Sie folgende Anteile der vereinbarten Gesamtvergütung, sofern Sie nicht nachweisen, dass uns ein geringerer Schaden entstanden ist:

Gelingt es uns, die Fläche oder das Paket anderweitig zu vergeben, rechnen wir die daraus erzielte Vergütung abzüglich unseres Mehraufwands an.

D.7 Absage, Verlegung, Formatänderung

Muss die Veranstaltung aus Gründen, die wir nicht zu vertreten haben (Teil E.2), abgesagt, verlegt oder in ein anderes Format überführt werden, erstatten wir bereits gezahlte Vergütungen abzüglich der bis dahin nachweislich erbrachten Leistungen und entstandenen Kosten; Schadensersatzansprüche bestehen in diesem Fall nicht. Bei Verlegung innerhalb von zwölf Monaten bleibt der Vertrag für den neuen Termin bestehen, sofern Sie nicht innerhalb von 14 Tagen nach Mitteilung in Textform kündigen.

D.8 Haftung des Ausstellers, Versicherung

Der Aussteller haftet für Schäden, die durch ihn, sein Personal, seine Exponate (einschließlich Roboter und Maschinen) oder seine Beauftragten an der Veranstaltungsstätte, an Einrichtungen von dcyphr.® oder bei Dritten verursacht werden, und stellt uns insoweit frei. Wir empfehlen den Abschluss einer Ausstellungs- und Haftpflichtversicherung. Für eingebrachte Gegenstände übernehmen wir keine Obhut; Bewachung ist nicht Teil der Leistung.

E. Haftung, höhere Gewalt, Datenschutz

E.1 Haftung von dcyphr.®

(1) Wir haften unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie bei Übernahme einer Garantie.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung Sie regelmäßig vertrauen dürfen) ist unsere Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(3) Die Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten unserer Organe, Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen.

(4) Für Garderobe, mitgebrachte Gegenstände und Fahrzeuge auf Parkflächen haften wir nur nach Maßgabe von Absatz 1 und 2.

E.2 Höhere Gewalt

Ereignisse höherer Gewalt – insbesondere Naturkatastrophen, Pandemien und behördliche Anordnungen, Streiks, Ausfall der Veranstaltungsstätte, erhebliche Störungen der Energie- oder Kommunikationsinfrastruktur, Terror- oder Kriegsgefahr – befreien beide Parteien für die Dauer der Störung von ihren Leistungspflichten. Wir informieren unverzüglich und bemühen uns um Ersatztermine oder alternative Formate. Die Regelungen in C.5 und D.7 gehen vor.

E.3 Datenschutz

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach Maßgabe unserer Datenschutzerklärung. Aussteller und Sponsoren, die am Stand Daten von Teilnehmenden erheben (z. B. Badge-Scan, Gewinnspiele), sind hierfür eigenständig Verantwortliche und stellen die datenschutzrechtliche Zulässigkeit sicher.

F. Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gegenüber Verbrauchern gilt diese Rechtswahl nur, soweit ihnen dadurch nicht der Schutz zwingender Bestimmungen des Rechts des Staates ihres gewöhnlichen Aufenthalts entzogen wird.

(2) Ist der Vertragspartner Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen oder hat er keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dem Vertrag Heidelberg. Wir sind daneben berechtigt, am allgemeinen Gerichtsstand des Vertragspartners zu klagen.

(3) Die dcyphr.® GmbH ist nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen (§ 36 VSBG).

(4) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform; dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses. Individuelle Vertragsabreden haben Vorrang.

(5) Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Gegenüber Unternehmern tritt an die Stelle der unwirksamen Bestimmung die gesetzliche Regelung.

Stand: September 2026 · dcyphr.® GmbH, Heidelberg